В 2016 году разработчики Кнопки создали много роботов, всего их — 42. Это наши помощники, они забирают на себя рутину в работе бухгалтера: один распознаёт документы, второй их сортирует, третий проводит банковскую выписку. У каждого робота есть имя: Раскукожка, Сортировка, Проводник, есть даже робот Паникёр. Рассказываем, зачем нам помощники с искусственным интеллектом и как они работают.

Как было

1С умеет готовить любую отчётность, но для этого нужно постоянно поддерживать актуальное состояние бухгалтерской базы. Кто-то должен завести в систему первичные документы, импортировать и провести банковскую выписку, создать и провести учётные документы. А ещё исправить ошибки, возникшие во время работы. Это важная работа, но она занимает много времени.

Например, чтобы обработать банковскую выписку, по каждому платежу нужно определить, к какому виду операции он относится: оплата поставщику, возврат покупателю, снятие наличных, выдача займа контрагенту и так далее. Бухгалтер, зная особенности клиента, точно определит вид операции и правильно проведёт платёж в 1С.

Но каждый обработанный бухгалтером платёж означает, что с ростом клиентской базы придётся увеличивать штат бухгалтеров. Мы посчитали, что будущего с таким подходом у нас не будет.

Решили развивать машинное обучение и создать искусственный бухгалтерский интеллект, чтобы с его помощью автоматизировать ведение бухгалтерии. 90% всех бухгалтерских операций система будет выполнять сама, и лишь в 10% понадобится участие человека.

Как теперь

Андрей — владелец небольшой кофейни в Москве. Каждый день он закупает продукты у поставщиков, кормит москвичей отменной выпечкой и угощает кофе.

Учёт ведёт в iiko, а бухгалтерию доверяет Кнопке. Первичные документы аккуратно собирает и раз в неделю привозит к нам в Московский офис. Мы работаем с первичкой: сканируем, сортируем и отправляем контрагентам. Клиенту документы доступны в облаке, оригиналы храним в несгораемых шкафах, а сканы сразу попадают на конвейер документов.

Первым делом первичку Андрея мы сканируем и получаем pdf со всеми документами в одном файле. Чтобы разделить документы, в работу вступает робот Раскукожка. Он превращает пдфку в 150 джипегов.

Потом робот Сортировщик смотрит на каждый скан и понимает, какой из документов — акт, какой — УПД, а какой — товарная накладная. Он аккуратно сортирует их и кладёт в нужную папку.

Сканы бывают разные. Если документ вверх ногами или лежит на боку, Сортировщик их переворачивает, чтобы человеку было удобно читать.

Затем весь текст в документе распознаётся другим роботом. Он определяет название клиента, контрагента, дату, номер и всю фактурную часть.

И только после этого скан попадает к бухгалтеру:

Бухгалтеру остаётся всё проверить и нажать кнопку «Сохранить».

Дальше в работу включается робот Проводник, он сохраняет каждый документ в 1С и проводит его.

После этого бухгалтер Ирина отправляет Андрею готовый отчёт и предварительную сумму налога. Андрей счастлив, заранее знает предварительную сумму налога и может её скорректировать. Как — подскажет бухгалтер.

Провести выписки из банка тоже очень легко: робот Забиратель достаёт выписку из банка, а робот Производитель_выписки проводит её в 1С.

Как обучали роботов

Роботы, они как люди, только работают быстрее и меньше ошибаются. Они тоже учатся: сначала наблюдают за чужой работой и запоминают, как выглядят документы, что на них написано и чем они отличаются. Со временем они начинают самостоятельно определять вид операции или документ.

Для обучения роботов мы использовали несколько алгоритмов. Начали с самого простого, выбрали самый точный для нашего случая. С его помощью автоматизировали бухпроцессы и научили роботов работать с точностью в 97%.

Но просто выбрать алгоритм — недостаточно. Ничего не получится без базы клиентов, операций по ним и ручного обучения. Важно обеспечить стабильное и ежедневное обучение робота. Двумя бухгалтерами и пятью клиентами не обойтись — так придётся учить робота много лет. Чем больше база, тем быстрее обучается робот.

У нас 11 обслуживающих команд, в каждой от 4 до 9 бухгалтеров. Мы внедрили единый принцип бухгалтерского учёта для всех клиентов и разработали метрики, которые помогают смотреть за показателями работы и оперативно исправлять ошибки. Чтобы привести всё к единообразию, нам потребовалось больше года.

Очень помогло разделение бухгалтеров. В сфере бухгалтерского аутсорсинга люди слабо делят работу на роли. Мы разделили бухгалтеров на консультирующих и ведущих, чтобы предпринимателю не приходилось выбирать между оперативной консультацией и качественно сделанной работой. Теперь часть бухгалтеров Кнопки общаются с клиентами и делают документы. А другие непрерывно ведут учёт: работают в 1С, заводят документы, готовят и отправляют отчёты государству.

Так мы научились обрабатывать большое количество данных за один день. Теперь эту работу уже выполняет робот, а не человек. Робот меньше ошибается, и мы оперативно получаем качественный баланс и учёт.

Что всё это значит?

Использование алгоритмов машинного обучения позволяет нам увеличивать клиентскую базу и при этом не нанимать новых сотрудников.

Для бухгалтеров Кнопки рабочий процесс упрощается и позволяет за короткий срок проверить правильность выполненных операций и что-то поправить, если нужно. Алгоритм самообучающийся, каждое исправление бухгалтера совершенствует процесс и улучшает алгоритм.

Не так давно Минфин прогнозировал замену бухгалтеров на искусственный интеллект и постепенное исчезновение профессии бухгалтера. Не волнуйтесь, совсем без бухгалтеров не останемся, но отбор пройдут явно лучшие. Они и будут управлять роботами.

Мы считаем, это неплохо — зачем нам 5 миллионов бухгалтеров на население в 145 миллионов? Для сравнения, в США при населении в 300 миллионов насчитывается чуть больше миллиона бухгалтеров.

Мы верим, что в ближайшем будущем за счёт искусственного интеллекта качество бухгалтерского и налогового учёта вырастет в разы, при этом бухгалтерское сопровождение для предпринимателей подешевеет.

Кнопка — крупная бухгалтерская компания. За 3,5 года мы поработали с 2022 предпринимателями. У нас работают 74 бухгалтера и 12 разработчиков. Наши бухгалтеры ведут учёт тысячи клиентских баз в системе 1С:Предприятие. Для хранения баз используем технологию облачной системы 1сFresh, а роботы и веб-приложения живут в облаке Microsoft. Так мы уверены, что все документы, базы клиентов и другие данные в безопасности.

Если коротко:

• Кнопка — технологичная компания, мы стремимся к развитию, работаем над созданием искусственного интеллекта и постоянно улучшаем бухпроцессы.

• Машинное обучение позволило нам на 97% автоматизировать работу и сократить количество человеческих ошибок.

• Чтобы обучить робота и получить высокую точность, нужно выбрать алгоритм, иметь большую базу клиентов, ещё большее количество операций по ним и создать атмосферу, в которой все бухгалтеры обслуживают клиентов одинаково, слаженно и честно.

• Благодаря роботам, наши бухгалтеры занимаются действительно важными вещами, а клиенты получают ответы вовремя.

• С Кнопкой надёжнее. Присоединяйтесь :)


Подписывайтесь на полезные статьи о бизнесе. Новости, советы и лайфхаки для предпринимателей.